Business & entrepriseInformatique & technologie

Documents électroniques : comment les protéger ?

2 Mins read

À l’ère de la dématérialisation, la sécurisation des documents électroniques est au cœur d’enjeux stratégiques pour les entreprises. Pourquoi protéger vos documents ? Quelle(s) solution(s) adopter ? Explications.

La gestion des documents en entreprise

Le passage au numérique a révolutionné les pratiques en entreprise où la création, l’archivage et le partage de documents sont de plus en plus dématérialisés. Il faut dire que le traitement des documents en format papier a rapidement montré ses limites à l’heure où la digitalisation est devenue la norme. A fortiori, la pandémie a mis en évidence l’indispensabilité de recourir au numérique pour maintenir l’activité des entreprises.

Grâce à des outils dédiés, créer des documents électroniques n’a jamais été aussi simple. Intuitives, ces solutions technologiques offrent un gain de temps et d’efficacité sans pareil, pour une réelle plus-value opérationnelle. Toutefois, qui dit numérisation dit risques de sécurité. Virus informatique, vol de données, cyberattaque… Les menaces sur la sécurité des données sont réelles : rien qu’en 2020, plus d’une entreprise sur deux en a été victime. Comment protéger ses documents électroniques sensibles ?

La sécurisation des documents électroniques par des solutions dédiées

Face à la multiplication des menaces informatiques, sécuriser les contrats d’entreprise est devenu un enjeu stratégique. Les contrats représentent la clef de voûte du fonctionnement commercial d’une entreprise. À cet égard, ils doivent faire l’objet d’une protection optimale tout au long de leur cycle de vie.

Différents dispositifs permettent d’améliorer la sécurité des documents électroniques. Il y a tout d’abord la signature électronique qui permet d’authentifier de manière certaine et le document et les signataires. Le règlement européen eIDAS définit le cadre juridique ainsi que les normes qui confèrent à toute signature électronique la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Par ailleurs, l’horodatage électronique offre le moyen de se protéger contre la falsification ou le détournement d’un contrat. Inviolable, ce dispositif garantit l’intégrité du document et contribue à renforcer sa sécurité.

La sécurité des documents électroniques sensibles – contrats commerciaux, documents comptables, budgets, etc. – doit s’inscrire dans une stratégie globale qui intègre les différents départements de l’entreprise. En effet, la protection des données est l’affaire de tous et nécessite l’implication de chaque collaborateur.

Rédiger des contrats en bonne et due forme, les sécuriser grâce à la signature électronique, simplifier leur envoi et leur stockage numérique : des outils technologiques permettent aujourd’hui de digitaliser complètement le cycle de vie des documents d’entreprise.