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Guide pratique pour faire un reporting efficace

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Récolter et synthétiser les données sur une période définie pour ensuite les présenter de manière intelligible : le reporting est primordial pour la bonne gestion d’une PME comme grands comptes. Bien élaboré, cet outil permet à la fois de relever les indicateurs de performance et d’optimiser les prises de décision. Si faire un reporting est relativement simple – de nombreux logiciels permettent d’automatiser le processus –, quelques règles d’ergonomie vous permettront de réaliser un reporting attractif. Suivez nos conseils.

Faire un reporting : les étapes à suivre

À fréquence régulière, une entreprise doit faire le point sur une partie de ses activités afin d’évaluer ses performances. Le reporting, ou la communication des données, permet de rendre compte d’une activité spécifique sur une période de temps donnée. Il peut s’agir du nombre de ventes réalisé sur le mois dernier, du trafic enregistré sur le site web pendant l’année écoulée ou encore du taux de turn-over rapporté au dernier semestre.

Pour les destinataires du reporting, celui-ci a une importance stratégique. En effet, c’est sur la base du reporting qu’un dirigeant d’entreprise va pouvoir relever les indicateurs de performances et affiner ses prises de décision. À cet égard, le document qui lui est transmis doit être suffisamment clair et précis pour permettre d’analyser les données.

Faire un reporting efficace suppose de récolter en amont les données en fonction de la période couverte, mais également de la fréquence de présentation du rapport. Un mois, deux mois, un semestre : à vous de choisir la période la plus pertinente pour travailler sur votre rapport d’activité.  Gardez à l’esprit qu’un reporting est un document synthétique, facile à analyser. Aussi, évitez d’y faire figurer des données brutes non qualifiées.

Soignez l’ergonomie

Un reporting peut être très bien structuré et concis sur le fond : il perdra de son attrait si vous ne soignez pas sa présentation. N’hésitez pas à utiliser de la couleur pour communiquer sur les informations importantes et à insérer des graphiques– diagrammes, camemberts, courbes, etc. – afin d’illustrer vos données.

Autres conseils pratiques : aérez la présentation de vos données et donnez vie à votre reporting en y associant les codes couleur de votre entreprise. Vous pouvez même aller plus loin en insérant des animations graphiques ou autres éléments visuels pour stimuler la lecture.

De nombreux outils, tels que Microsoft Excel ou Report, permettent d’élaborer des reportings simples et efficaces. Malgré tout, rien ne vous empêche d’innover avec les nombreuses possibilités offertes par les outils payants comme Bittle ou Monday.